Bagi Anda yang memiliki bisnis, customer service memang terkadang mudah bagi seseorang tetapi kadang kala menjadi suatu hal yang sulit bahkan kompleks bagi seseorang. Customer Service adalah hal penting dan kadang kala disepelekan oleh orang yang melakukan transaksi penjualan maupun penawaran terhadap suatu produk. Perusahaan-perusahaan atau brand yang berinteraksi dengan konsumennya secara real-time, terutama mereka yang menerima banyak pertanyaan atau permintaan, perlu memberikan keleluasaan cukup besar bagi representatif mereka dalam berkomunikasi dengan para konsumen.
Customer Service atau yang lebih sering disingkat dengan CS merupakan frontliner dan ujung tombak sebuah perusahaan. Kualitas, sikap dan layanan mereka sangat menentukan keputusan calon customer. Maka, sebelum menempatkan Customer Service di frontline perusahaan Anda, ada baiknya Anda sudah harus membekali mereka dengan 10 unsur berikut:
1. Product Knowledge
Tentu saja mereka harus memiliki 100% product knowldge mengenai produk Anda, ruang lingkup, hingga potensi perkembangannya. Dengan demikian, mereka bisa 100% menjelaskan dan memberikan solusi 100% sesuai keperluan customer.
2. Keramahan
Tak dapat dipungkiri bahwa setiap customer pasti ingin dilayani oleh CS yang penuh senyuman dan keramahan. Mungkin senyuman tidak nampak secara nyata di dunia online yang parameternya sebagian besar berupa tulisan dan tata bahasa. Namun layanan yang tulus dan ramah akan sampai ke hati apapun medianya.
3. Tepat Janji
Seorang CS harus punya sifat menepati janji. Jika CS menginformasikan untuk memberi A maka dia harus memberikan A secepatnya.
4. Cepat Tanggap
Jika product knowledge sudah matang maka kecepat tanggapan ini pastilah mengikuti.
5. Berpenampilan Rapi dan Wangi
Di dunia online, seringkali poin ini terabaikan. Padahal penampilan yang rapi dan wangi dapat mempengaruhi berbagai macam aspek. Mulai dari sisi psikologis, meningkatkan etos dan semangat kerja secara tidak langsung, hingga jika sewaktu-waktu customer datang ke tempat atau toko Anda.
6. Memiliki Komunikasi yang Baik
Yang dimaksud di sini adalah cepat menanggapi dengan respon-respon yang cerdas. Meskipun sekedar obrolan ringan untuk membuat customer nyaman.
7. Kontrol Emosi
Ada layanan, hukumnya pasti ada komplain. Maka Customer Service harus memiliki jiwa besar dan kontrol emosi yang tinggi untuk tidak terpancing dan menimbulkan mood yang kurang baik saat bekerja.
8. Pendengar yang Baik
Seorang Customer Service merupakan jembatan antara perusahaan dan customer. Jika ada keluhan atau apapun dari pelanggan, maka CS harus melebarkan telinganya, dan merapatkan mulutnya. Artinya, dengarkan dengan baik, teliti dan pahami maksud dari inti pembicaraan, tidak menyela maupun mengelak bahkan defensif. Customer yang bersedia meninggalkan feedback adalah customer yang masih peduli dengan bisnis kita.
9. Berbicara Jujur sesuai Tempatnya
Siapapun pasti benci dengan ketidakjujuran. Namun kejujuran pun perlu didefinisikan kembali maknanya. Misalnya Anda menjual barang yang terbuat dari kain kafan, maka bukankah lebih baik jika CS anda dapat mengutarakan nama lain dari kain tersebut, misalnya kain mouri, dsb. CS berbicara jujur dan customer lebih nyaman mendengarnya.
10. Mengutamakan Customer
CS harus memiliki mindset bahwa customer adalah tamu kehormatan baginya dari mulai customer datang, hingga keluar dari pintu dengan senyuman.
Jika Anda merasa artikel ini sangat bermanfaat, apakah Anda lebih suka untuk share artikel ini di facebook atau twitter? Silahkan gunakan tomboh share di bawah ini untuk memudahkan Anda.
