Situasi layanan pelanggan yang paling umum adalah pelanggan atau klien yang mencari pertolongan sehingga sangat penting untuk mendapatkan interaksi atau pertolongan dengan benar. Pelanggan yang mencari pertolongan tidak hanya akan merasa bahwa dia telah diperlakukan dengan baik namun akan lebih baik lagi untuk membeli produk atau layanan dari bisnis kamu.
Gunakan tips berikut untuk layanan pelanggan yang lebih baik untuk mendidik staf kamu dan mengevaluasi kinerja layanan pelanggan :
1. Tersedia pada waktu yang tepat
Cara pertama yang membuat pelanggan merasa dihargai adalah dengan mengakui dia sesegera mungkin. Jadi ketika seseorang memasuki kantor, kamu harus segera menyapa dan memperhatikan kebutuhanya.
Berhenti melakukan apapun sesegera mungkin. Namun, apabila memang masih sibuk mengangkat telepon atau yang lainya, kamu bisa meminta pelanggan menunggu terlebih dahulu dengan sopan.
2. Menyapa pelanggan dengan cara yang bersahabat tapi tepat
Lakukan kontak mata, tersenyum dan katakan sesuatu seperti, “Halo, bagaimana saya dapat membantu kamu hari ini?” berhenti disana. Biarkan pelanggan merespons.
3. Muncul saat ingin membantu
Jangan mendorong staf untuk terus-menerus menanyakan pada pelanggan sehingga mengganggu kegiatan pelanggan seakan-akan pelanggan dikejar-kejar atau dibuntuti. Munculah saat pelanggan membutuhkan bantuan.
4. Bantu pelanggan dengan langsung menangani permintaan pelanggan/memecahkan masalah pelanggan.
- Aktif mendengarkan pelanggan. Tunjukkan bahwa kamu secara aktif mendengarkan pelanggan dengan melakukan kontak mata, mengangguk, atau bahkan menuliskan catatan. Ajukan pertanyaan yang menjelaskan kapan pelanggan selesai berbicara, jika perlu untuk mendapatkan rincian lebih lanjut yang akan memungkinkan kamu mengatasi masalah pelanggan. Jangan memutus pembicaraan pelanggan.
- Mampu menawarkan saran yang tepat. Pelanggan sering memiliki pertanyaan yang tidak secara langsung mengenai produk atau layanan kamu namun terkait dengan mereka. Misalnya, pelanggan yang tertarik pada layanan Hosting Terbaik Indonesia melalui chat, mungkin ingin tahu bagaimana cara bisa membelinya di Jagoanhosting.com. Jawaban yang kamu berikan (atau tidak mampu memberi) dapat menjadi pengaruh besar dalam membeli keputusan dan bagaimana perasaan pelanggan terhadap layanan pelanggan kamu.
Baca juga: Apa Itu Customer Retention? Keuntungan & Strategi Meningkatkan
5. Jadilah ceria, sopan dan hormat sepanjang interaksi customer service
Saat kamu melakukan interaksi dengan pelanggan tunjukkan keceriaan wajahmu dengan selalu senyum dan mendengarkan pesan dari pelanggan.
Berperilaku sopan juga sangat penting, ucapkan perkataan yang sesuai dengan keadaan pelanggan. Seperti santai dengan pelanggan usia muda, dan baku pada pelanggan yang lebih tua.
6. Tutup interaksi layanan pelanggan dengan tepat
Kamu harus menyelesaikan membantu pelanggan dengan secara aktif menyarankan langkah berikutnya. Jika mereka siap melakukan pembelian pada saat ini, mengantar atau mengarahkan pelanggan untuk bantuan order dan informasikan tagihanya dan cara pembayarannya.
Jika pelanggan belum siap untuk membeli pada saat ini, langkah selanjutnya yang disarankan mungkin adalah undangan lebih lanjut seperti pengiriman proposal penawaran layanan seperti surat penawaran Hosting Terbaik Indonesia atau dengan menanyakan, “Adakah hal lain yang dapat saya bantu?” .
Apabila pelanggan sudah menyampaikan tidak ada lagi maka bisa beri pesan yang indah diakhir seperti “ Senang dapat berdiskusi dengan kamu! Sampai jumpa di diskusi mengasyikkan yang lain ya! Semoga hari kamu menyenangkan.” Jangan menutu interaksi tanpa pamit!
