Hampir sebagian besar karyawan di divisi HRD pasti merasakan betapa rumitnya urusan administrasi karyawan. Seperti data diri, keluarga, daftar benefit, hingga riwayat karir karyawan perlu dikelola dengan sistem yang baik dan akurat. Semakin berkembangnya bisnis perusahaan, akan semakin banyak pula jumlah karyawan, sehingga semakin sulit juga menjaga data karyawan agar aman.
Selama ini, para HRD tentunya menggunakan program Excel dan spreadsheet yang menurut mereka sudah cukup untuk membuat data karyawan tersusun rapi. Namun, nyatanya efektivitas untuk mencatat dan menyimpan data semakin diragukan? Yuk kita simak alasan-alasannya berikut ini:
1. Rentan Human Error & Boros Waktu
Terjadinya human error akan semakin tinggi karena data dikelola secara manual oleh tim HRD. Mulai dari kesalahan input, kesalahan copy-paste, bahkan kesalahan menghapus data sangat mungkin saja terjadi.
Faktor-faktor manusia seperti kelelahan, konsentrasi menurun, mengantuk, bahkan sakit, punya andil besar dalam akurasi data yang tersimpan. Waktu yang tersita banyak akan menyebabkan pekerjaan-pekerjaan lain terbengkalai, padahal tim HRD memiliki peran yang cukup strategis bagi perusahaan.
2. Sulit Menemukan Data Terbaru
Sesama tim di divisi HRD tentu sering berbagi data dan informasi di antara mereka. Tetapi, jika ditemukan perbedaan data untuk file/dokumen yang sama, manakah data yang paling benar atau paling update? Hal ini mungkin terjadi dengan menggunakan program Excel untuk pengelolaan data karyawan.
3. Tingkat Keamanan Data Rendah
Mengapa hal ini terjadi? Pertama, file dalam format Excel dapat diakses oleh orang lain selain tim HRD, terlebih jika device (komputer) jaringan komputer di internal kantor saling terkoneksi. Maka sangat memungkinkan bagi karyawan lain untuk mendapatkan file dokumen-dokumen HR, bahkan yang bersifat confidential.
Kedua, data-data karyawan dapat disalahgunakan, atau bahkan dihapus oleh karyawan lain yang tidak bertanggung jawab, sehingga merugikan perusahaan dan karyawan bersangkutan. Apalagi, terdapat kesulitan dalam mendeteksi data apa saja yang telah hilang atau dihapus yang bukan dilakukan dalam prosedur resmi.
Ketiga alasan di atas membuat perusahaan atau pebisnis ramai-ramai dalam mengadopsi software HR yang lebih modern. Salah satu yang terbaik saat ini adalah HRIS (Human Resource Information System) dengan teknologi atau berbasis cloud. Ada banyak keuntungan dari payroll software yang tak ditemukan pada HRIS lama, apalagi jika menggunakan Excel dan spreadsheet.
Payroll software seperti Gadjian terbukti lebih praktis, aman, dan efisien untuk bisnismu. Aplikasi berbasis cloud ini dapat meminimalisasi terjadinya human error. Baik kamu atau pun tim HRD bisa mengalihkan waktu yang biasanya digunakan untuk mengurusi perhitungan gaji untuk lebih fokus menciptakan inovasi-inovasi yang berdampak pada peningkatan kinerja karyawan. Misalnya, perhitungan kompensasi, dapat dihitung secara otomatis dengan aplikasi penggajian.
Aplikasi HRD Gadjian juga mengintegrasikan keseluruhan data karyawanmu sehingga memudahkan HR melakukan update. Hal ini memungkinkan kamu untuk dapat melacak semua orang yang memiliki otoritas akses. Penggajian pun lebih transparan, dan waktu yang dibutuhkan untuk tim HR dalam mengelola SDM di perusahaanmu menjadi lebih efektif.
