Meski terdengar sepele, nyatanya memahami contoh email untuk kepentingan bisnis yang terbaik akan sangat membantu kamu untuk terlihat lebih profesional loh, Sob. Apalagi jika kamu memiliki usaha tertentu seperti bisnis online, memiliki email khusus mampu membuat pelanggan serta kompetitor mengakui kredibilitas dan kesungguhan eksistensimu.
Jadi, jangan pernah anggap remeh alamat email, ya. Berikut panduan lengkap seputar hal penting dalam email untuk kepentingan bisnis hingga beberapa contohnya. Yuk simak!
Pentingnya membuat email untuk bisnis
Contoh email untuk kepentingan bisnis yang terbaik adalah salah satu elemen penting yang harus dimiliki oleh oleh semua bisnis dari skala kecil hingga skala besar.
Dengan memiliki email bisnis yang biasanya menggunakan nama domain bisnis, akan membuat semua penawaran yang kamu kirimkan kepada pelanggan akan terlihat lebih profesional.
Selain itu, ada beberapa alasan mengapa email bisnis penting. Berikut penjelasannya.
1. Memisahkan urusan pribadi dan perusahaan
Manfaat email bisnis yang pertama adalah dapat memisahkan urusan pribadi dan urusan perusahaan. Kamu juga bisa membedakan dengan mudah segala informasi yang berhubungan dengan bisnismu.
Selain itu, dengan menggunakan email bisnis akan meminimalisir kemungkinan tertukarnya pengiriman pesan saat kamu ingin memberikan informasi kepada supplier, pelanggan, karyawan maupun rekan bisnis.
2. Meningkatkan kepercayaan klien bisnis
Ketika memiliki email bisnis yang menggunakan domain bisnis, hal tersebut bisa membantu meningkatkan kepercayaan pelanggan dan kamu akan terlihat lebih profesional.
Memiliki email bisnis juga memungkinkan kamu terhubung dengan email, situs web bisnismu yang bisa membantu untuk mendapatkan kepercayaan pelanggan maupun calon pelanggan.
Setelah mendapatkan kepercayaan dari mereka, selanjutnya email bisnis bisa dimanfaatkan sebagai alat pemasaran yang mengarahkan traffic pada website. Hal ini dikarenakan email bisnis memakai email domain, sehingga pelanggan dapat langsung mengunjungi website pada domain tersebut.
3. Sarana berkomunikasi mewakili perusahaan
Manfaat email bisnis lainnya adalah sebagai sarana komunikasi perusahaan, tentunya untuk kepentingan bisnis. Komunikasi melalui email bisnis bisa digunakan dengan pelanggan, client, atau partner dalam berbisnis.
Sebagai sarana berkomunikasi bisnis, email bisnis juga lebih praktis dan efisien. Apalagi saat ini sudah banyak orang menggunakan email.
Baca juga: Email Marketing: Pengertian, Jenis, Cara Kerja dan Strategi
Hal yang perlu diperhatikan
Nah, sebelum mengirimkan email bisnis, kamu juga perlu memperhatikan beberapa hal supaya orang yang menerima email bisnismu bisa menerima dan membaca email dengan nyaman. Hal-hal tersebut di antaranya:
1. Tentukan nama email untuk bisnis
Hal pertama yang harus diperhatikan dalam mengirimkan email bisnis adalah menentukan nama email untuk bisnis. Penentuan nama email ini penting karena berhubungan dengan branding, sehingga dalam penentuan nama usahakan memilihnya dengan tepat dan tidak sembarangan ya, Sob.
Agar tidak bingung memilih nama email untuk bisnis, berikut adalah beberapa contoh yang bisa kamu jadikan referensi:
Memakai divisi ataupun department perusahaan
Pastinya setiap bisnis memiliki divisi atau department masing-masing, agar tidak membingungkan pemilik bisnis juga bisa memisahkan email berdasarkan department atau divisinya. Contoh:
Menggunakan nama karyawan tersebut
Cara memilih nama email berikutnya adalah menggunakan nama karyawan. Perlu diingat memakai nama pribadi email ini hanya digunakan untuk urusan pekerjaan serta tidak diperkenankan untuk digunakan dalam urusan pribadi, ya.
Menggunakan kata sapaan
Memberikan nama email juga bisa menggunakan kata sapaan. Contohnya seperti, [email protected], [email protected], dan sebagainya.
Memakai kata-kata bebas
Cara terakhir adalah menggunakan kata-kata bebas yang bisa kamu gunakan sesuai dengan kebutuhan. Membuat nama email tidak dibatasi selama tidak menggunakan kata-kata terlarang.
Namun tentunya email bisnis sebaiknya mencerminkan perusahaan tersebut. Jadi, hindari memakai kata-kata yang dilarang agar email bisnis kamu terlihat profesional dan memiliki image yang baik pula.
2. Tuliskan subjek dengan jelas
Subjek email merupakan bagian terpenting pada email. Alasannya, subjek email adalah hal yang pertama kali dilihat oleh penerima email. Maka dari itu, pastikan subjek email berisi pesan penting atau pokok bahasan yang ingin kamu sampaikan.
Kolom subjek ini tidak boleh kosong ya Sob, karena berhubungan dengan profesionalitas. Gunakan subjek menggunakan kata atau diksi yang mudah dipahami dan membuat orang tertarik untuk membuka email bisnis yang telah kamu kirimkan.
3. Perhatikan salam dan kata sapaan
Hal yang harus diperhatikan dalam mengirimkan email bisnis adalah salam dan kata sapaan. Jika berdasarkan etika yang benar, dalam mengirimkan email bisnis kamu bisa menggunakan sapaan atau salam profesional pada paragraf awal.
Jangan menggunakan kata-kata sapaan informal atau dipakai dalam kehidupan sehari-hari. Sebaliknya, gunakan kata sapaan yang lebih profesional seperti “Dear Mr atau Mrs” atau “Hello Mr atau Mrs” atau bisa menggunakan sapaan dengan ucapan selamat pagi/siang/sore dan sebagainya.
Baca juga: Fungsi Email Perusahaan Dalam Mengembangkan Bisnis Anda!
4. Perkenalkan diri
Selain menggunakan kata sapaan dan salam pada paragraf awal, kamu juga perlu memperkenalkan diri secara singkat dan tidak bertele-tele.
Memperkenalkan diri juga menjadi bagian penting dalam mengirimkan email bisnis. Tujuannya adalah mengetahui siapa pengirim, dari perusahaan mana, dan juga tujuan dalam mengirimkan email bisnis. Hal ini bisa menjadi kesan pertama yang profesional bagi penerima email, lho!
5. Sampaikan tujuan pengiriman email
Pada paragraf berikutnya, jelaskan maksud dan tujuan pengiriman email kepada penerima email. Usahakan penjelasan tidak bertele-tele, sehingga penerima email dapat memahami pesan dengan cepat dan tepat.
Setelah itu, jangan lupa sampaikan rasa terimakasih karena penerima email sudah menyempatkan waktu untuk membuka dan membaca email kamu.
6. Cek ulang sebelum mengirim
Setelah semua susunan email sudah tersusun dengan baik, jangan lupa untuk membaca ulang sebelum mengirimkannya kepada penerima email.
Tujuannya adalah untuk menghindari kesalahan yang memiliki dampak kecil hingga menjadi kesalahan fatal. Meski hanya kesalahan tanda baca, kesalahan penulisan, atau penulisan penerima, usahakan melakukan pengecekkan ulang. Sehingga, jika terjadi kesalahan bisa segera diperbaiki sebelum dikirimkan.
Contoh email untuk kepentingan bisnis yang terbaik
Berikut Jagoan Hosting berikan beberapa contoh email untuk kepentingan bisnis yang terbaik untuk jadi referensimu.
1. Contoh email bisnis untuk kepentingan undangan meeting
Contoh email untuk kepentingan bisnis yang terbaik adalah salah satunya email undangan meeting. Menulis email undangan meeting sebaiknya menyebutkan keperluan meeting tersebut. Misalnya, “Pembahasan lebih lanjut tentang proyek yang akan berjalan bulan depan.”
Selanjutnya, tuliskan dimana dan kapan meeting akan diadakan. Setelah itu kamu bisa mengirimkan kepada pihak yang akan diajak meeting. Berikut contohnya:
Subject : Undangan Meeting Proyek bulan depan
Isi Email:
Kepada Tim Marketing PT Jagoan Hosting Indonesia,
Seperti telah disebutkan pada email sebelumnya mengenai proyek yang akan berjalan di bulan depan, kami mengundang Anda perwakilan dari PT Jagoan Hosting untuk menghadiri meeting yang akan membahas tentang proyek bulan depan. Adapun jadwal meeting adalah sebagai berikut:
Tempat : Restoran Ayam Bakar
Waktu : 11.00 – 12.30 WIB
Dress Code : Rapi
Demikian undangan yang kami berikan. Untuk pertanyaan lebih lanjut silahkan meneruskan email ini.
Best Regard,
[Nama Pengirim Email]
[Jabatan Pengirim Email]
Baca juga: Cara Memilih Layanan Email Profesional untuk Kebutuhan Bisnis Kamu!
2. Contoh email penawaran kerja sama
Contoh email untuk kepentingan bisnis yang terbaik berikutnya adalah contoh email penawaran kerjasama. Email penawaran kerjasama merupakan salah satu contoh email marketing.
Untuk penulisan email ini bisa menuliskan ‘Penawaran kerjasama’ pada bagian subjek. Kemudian, jangan melewatkan untuk mengisi penerima email yang ditawarkan kerjasama.
Kemudian dilanjutkan untuk isi email, bisa menuliskan perusahaan dan juga jenis usaha yang dimiliki, dan langsung menyampaikan tentang poin kerjasama. Contoh:
Subject : Penawaran Perjanjian Kerjasama
Isi Email:
Kepada PT Jagoan Hosting Indonesia,
Kami PT Branding Maju merupakan perusahaan yang berdedikasi dan memberikan pelayanan jasa desain grafis, desain iklan dan masih banyak lagi. Melalui email ini, kami menawarkan proposal kerjasama kepada perusahaan Jagoan Hosting Indonesia untuk melakukan manajemen pada semua pekerjaan terkait promosi. Adapun proposal perancangan dan portofolio kami telah kami lampirkan dalam email ini sebagai pertimbangan.
Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.
Best Regard,
[Nama Pengirim]
[Jabatan Pengirim]
3. Contoh email kelanjutan perjanjian kerja sama
Pada email untuk kelanjutan perjanjian kerjasama kamu bisa menuliskan perusahaan penerima kerjasama.
Kemudian, dilanjutkan pada isi email tentang kerjasama, juga nilai-nilai kerjasama, serta ketentuan kerjasama. Selanjutnya, pada bagian penutup jangan lupa mengucapkan terimakasih kepada penerima email telah meluangkan waktu untuk membuka dan membaca email tersebut.
Baca juga: Ide Nama Perusahaan yang Bagus & Cara Membuatnya
4. Contoh email menerima kerja sama dari pihak lain
Email yang digunakan untuk menerima kerjasama cukup dituliskan pada subjek ‘Update penerimaan kerjasama’, kemudian dilanjutkan dengan alasan menerima kerjasama pada body email. Berikut adalah contoh email untuk kepentingan bisnis yang terbaik dalam penerimaan kerjasama:
Subjek: Update Penerimaan Kerjasama
Isi Email:
Kepada PT Jagoan Hosting Indonesia,
Setelah membaca keseluruhan proposal dan portofolio yang Anda sampaikan, bersama email ini kami sampaikan bahwa kami tertarik untuk menjalin kerja sama lebih lanjut dengan PT Jagoan Hosting Indonesia. Pembahasan mengenai isi dan nilai kerja sama dan penyusunan kontrak kerja sama akan dilakukan pada meeting berikutnya yang akan dikirimkan setelah ini.
Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih, semoga kerjasama ini dapat berjalan dengan baik.
Best Regard,
[Nama pengirim email]
[Jabatan pengirim email]
Baca juga: Jangan Salah! Begini Perbedaan CC dan BCC pada Email
5. Contoh email pembatalan kontrak
Mengirimkan email pembatalan kontrak dapat diawali dengan menuliskan subject email ‘Pembatalan kontrak’ kemudian berikan alasan pembatalan kontrak pada isi email. Berikut adalah contoh email untuk kepentingan bisnis yang terbaik dalam hal pembatalan kontrak.
Subject : Pembatalan Kontrak
Isi Email:
Kepada PT Jagoan Hosting Indonesia
Bersama dengan email ini, kami memberitahukan bahwa kontrak kerjasama antara PT Maju Jaya dan Jagoan Hosting Indonesia yang akan dilakukan telah kami batalkan karena alasan tertentu. Anda bisa memotong denda yang harus kami bayar dari uang muka yang telah kami serahkan. Untuk kelanjutan uang muka yang lain, akuntan kami akan menghubungi Anda lebih lanjut.
Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih, semoga kerjasama ini dapat berjalan dengan baik.
Best Regard,
[Nama pengirim email]
[Jabatan pengirim email]
6. Contoh email menolak kerja sama
Contoh email untuk menolak kerjasama juga bisa dijelaskan dengan alasan melakukan penolakan tersebut.
Namun, jangan lupa menambahkan pada paragraf akhir email harapan untuk bekerjasama di masa mendatang, dan ucapkan terimakasih atas penawaran yang diberikan. Berikut adalah contoh email untuk kepentingan bisnis yang terbaik dalam hal penolakan kerjasama.
Subject : Update Keputusan kerjasama
Isi Email:
Kepada PT Jagoan Hosting Indonesia
Bersama dengan email ini, kami memberitahukan bahwa penawaran kerjasama yang dikirimkan oleh PT Jagoan Hosting Indonesia, kami memutuskan untuk tidak bekerjasama pada penawaran tersebut karena alasan tertentu.
Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih, semoga kerjasama ini dapat berjalan dengan baik.
Best Regard,
[Nama pengirim email]
[Jabatan pengirim email]
Demikian beberapa contoh email untuk kepentingan bisnis yang terbaik lengkap hingga berbagai poin penting yang bisa kamu pelajari terlebih dahulu untuk berhubungan dengan klien.
Saatnya Buat Email Keperluan Bisnismu Lebih Profesional
Sudah tahu kan Sob betapa pentingnya email untuk bisnis? agar email bisnismu lebih kredibel dan terpercaya pastikan kamu pakai email dengan domain sendiri yang pastinya lebih profesional.
Tenang aja, di Jagoan Hosting menyediakan layanan Email Bisnis Murah yang siap bantu kebutuhan email yang profesional untuk bisnismu. Segera dapatkan di Email Hosting dari Jagoan Hosting!
