Mungkin Anda sempat mengingat, ketika di awal tahun 90an, email menjadi salah satu yang mengubah dunia bisnis. Email mengubah dunia bisnis dengan mengambil porsi yang cukup banyak dari sistem kerja harian para pebisnis maupun karyawan kantor. Menurut sebuah study oleh International Data Corporation(IDC) pekerja menghabiskan 28% waktunya untuk membaca dan menjawab email.
Beberapa orang mungkin menganggap email sebagai penyebab kegagalan mereka dalam menjadi lebih produktif dalam bekerja. Tapi bagaimanapun email memiliki peran yang penting untuk media komunikasi setiap pebisnis, baik dengan pebisnis lain maupun dengan pelanggan mereka.
Nah, itu sebabnya ada beberapa etika yang boleh dan tidak boleh dilakukan oleh pebisnis dalam menggunakan dan menjadikan email sebagai media mereka berkomunikasi.
1. Buatlah baris subjek yang jelas
Siapapun penerima email Anda, tentu mereka hanya akan membuka email dengan baris subjek yang jelas. Mereka pastinya enggan membuka email dengan judul yang terlalu bertele-tele atau basa-basi. Meski berisi iklan atau penawaran, pastikan subjek email Anda memiliki judul yang mengarahkan penerima kepada apapun yang Anda inginkan.
2. Jangan lupakan signature
Tentu Anda tidak ingin email tanpa penawaran Anda dikirim langsung ke halaman SPAM, karena penerima merasa sangat terganggu. Pastikan bahwa setiap email yang Anda buat disertai dengan tanda tangan yang memberitahu siapa Anda dan bagaimana mereka dapat menghubungi Anda. Anda bisa mengaturnya secara otomatis di setiap akhir email Anda. Signature bisa mencakup nama lengkap, jabatan Anda, nomor telpon, alamat email dan informasi penting lainnya.
3. Berikan salam yang bersahabat dan tetap formal
Mungkin Anda ingin menyapa pelanggan dengan ramah dan tidak terkesan serius. Salam di awal email tentu menjadi penentu bagaimana penerima email Anda akan bersikap terhadap Anda. Anda bisa menggunakan kata “Hi” ataupun “Halo”. Kata ini terkesan bersahabat namun tidak terkesan terlalu serius. Jadi, penerima email Anda masih dapat menerima dan berkomunikasi dengan Anda secara lebih santai dan nyaman tentunya.
4. Jangan terlalu banyak humor
Meski seringkali kita mendapat saran untuk memberikan humor di dalam email, tapi tidak terlalu banyak. Sebab bagaimanapun email yang Anda kirimkan bertujuan untuk menarik minat penerima untuk mau membeli produk Anda atau bekerjasama dengan bisnis Anda. Bahasa yang Anda gunakan akan menciptakan penilaian dari penerima email. Mereka akan mampu menilai bagaimana keseriusan Anda dari bahasa email yang Anda gunakan.
5. Koreksi dulu email Anda
Pastikan sebelum mengirim email, Anda mengoreksi setiap kata dan kalimat yang ada di dalam email. Jangan biarkan pembaca salah mengartikan kalimat penawaran yang Anda buat. Anda bisa menarik perhatian dari kalimat yang Anda buat di dalam email, tapi tentu saja kalimat yang tepat dan jelas.
6. Jangan pernah berasumsi
ASUMSI memang tidak dapat membuat Anda meraih pelanggan yang Anda inginkan. Karena Anda tidak dapat memprediksi bagaimana pendapat dan pemikiran penerima email Anda. Anda juga tidak bisa memaksa mereka untuk mengerti maksud Anda. Yang bisa Anda lakukan adalah mengarahkan dan menuntun mereka untuk masuk ke dalam bahasan yang Anda buat. Email membuat mereka semakin dekat dengan tujuan Anda.
7. Membalas semua email
Apapun yang Anda kerjakan, Anda memiliki kewajiban membalas setiap email yang Anda terima. Meski Anda tidak memiliki jawaban pada saat itu, pastikan Anda mencarinya secepat mungkin dan segera membalas email. Ini akan membuat penerima melihat betapa seriusnya Anda dalam menjalankan bisnis.
8. Jangan meluapkan emosi di dalam email
Meski Anda sedang kesal karena penawaran tidak kunjung direspon, pelanggan tidak kunjung menghubungi Anda, tapi pastikan emosi negatif ini tidak Anda luapkan ke dalam kalimat-kalimat di email Anda. Penerima email berhak mendapatkan kalimat indah yang membuat mereka mau membaca seluruh email Anda. Jadi, pastikan untuk mengontrol emosi Anda.
9. Jangan gunakan tanda seru(!) secara berlebihan
Tanda seru seringkali di jadikan alat untuk mempertegas kata atau kalimat di dalam sebuah tulisan. Seperti sebuah ajakan atau bahkan perintah. Anda mungkin bisa menggunakan beberapa tanda seru di dalam email. Tapi jangan mendominasi kalimat ajakan dengan semua tanda seru. Ini akan membuat penerima email seolah diperintah tanpa jeda. Tentu Anda tidak ingin kan membuat mereka pergi begitu saja?
Nah, jika sudah tahu 9 etika dalam menulis dan mengirim email, sebaiknya segera Anda terapkan. Agar email bisnis Anda tidak lagi diabaikan dan diacuhkan begitu saja oleh pelanggan. 🙂
