Mail server adalah suatu program yang menjadi kunci utama pada pendistribusian email dalam jaringan internet. Ya, jika selama ini Sobat Jagoan bertanya-tanya bagaimana sebuah email dapat dikirimkan ke seseorang di lokasi berbeda, maka mail server adalah jawabannya.
Mungkin sebagian dari kamu masih terasa sangat asing dengan apa itu mail server, bukan? Maka dari itu, berikut ini kami ulas secara lengkap mulai dari pengertian mail server, fungsi, jenis, cara kerja, hingga kelebihannya yang patut Sobat Jagoan ketahui. Simak, yuk!
Apa itu Mail Server?
Secara umum, pengertian mail server adalah suatu program yang dirancang untuk dapat melayani pengiriman maupun penerimaan email. Artinya, ketika suatu email dikirim, email tersebut akan melalui serangkaian proses dalam mail server hingga akhirnya bisa diterima oleh seseorang.
Sederhananya, mail server adalah selayaknya kantor pos yang menjadi perantara dalam mengirim hingga menerima suatu surat. Sehingga, bisa dikatakan bahwa fungsi mail server adalah menyimpan sekaligus menyalurkan email dari satu server ke server lainnya.
Kelebihan Mail Server
Bila dibandingkan dengan provider layanan email lainnya, mail server menawarkan sejumlah kelebihan. Adapun kelebihan mail server adalah sebagai berikut.
Mendapatkan Privasi
Salah satu kelebihan mail server adalah privasi data yang lebih terjamin. Ya, mail server akan memberikan keamanan berkualitas karena kamu menggunakan jaringan khusus dan hanya dapat dipakai oleh pihak internal. Sehingga, orang luar tidak dapat mengakses data email kamu karena telah terlindungi.
Lebih Cepat serta Efisien
Keunggulan lain dari mail server adalah tingkat kecepatannya dalam mengakses email maupun data-data di dalamnya. Bagaimana tidak, layanan mail server diibaratkan seperti kendaraan pribadi untuk melakukan mobilitas.
Sehingga, kamu akan menjadi lebih efisien lantaran mampu mengatur distribusi dengan leluasa. Bagi perusahaan, hal ini tentunya membantu meningkatkan kualitas komunikasi antar karyawan dan klien.
Pengaturan Akun yang Praktis
Seperti penjelasan sebelumnya, kelebihan mail server adalah membantu pengelolaan akun email menjadi jauh lebih efektif dan tentunya praktis. Ya, kamu dapat mengatur, memelihara, hingga melakukan konfigurasi mail server sesuai keinginan maupun kebutuhan.
Kerusakan Dapat Langsung Diatasi dengan Mudah
Mail server juga memberikan kemudahan untuk melakukan perbaikan bila terjadi kerusakan. Berbeda dengan layanan email gratis lainnya seperti Gmail atau Yahoo yang memakan waktu cukup lama guna menuntaskan persoalan keluhan, aduan, ataupun kritik dan saran.
Meningkatkan Kepercayaan Pelanggan
Kelebihan yang tak kalah penting dari penggunaan mail server adalah mampu membuat suatu perusahaan tampak lebih profesional karena memiliki server serta domain tersendiri. Hal ini pada akhirnya akan menambah rasa percaya para klien atau pelanggan terhadap perusahaan.
Baca Juga: Email Perusahaan Penting? Ini 5 Alasan Anda Harus Punya!
Komponen Mail Server
Pada dasarnya, mail server terdiri atas tiga elemen utama, yakni MTA, MUA, dan MDA. Berikut penjelasannya.
MTA (Mail Transport Agent)
MTA atau Mail Transport Agent merupakan suatu komponen dalam mail server yang berfungsi melakukan pengiriman serta penerimaan email dari satu server ke server lainnya. Bisa dibiliang, MTA bertugas menangani sistem pendistribusian pesan dengan menyeluruh.
Bukan cuma sekadar menerima dan mengirim, MTA juga memilih server, meminta catatan mail exchange, hingga merespons ketika terjadi kesalahan. Misalnya, jika email gagal dikirim, maka MTA akan memberikan pesan tanggapan secara otomatis.
MUA (Mail User Agent)
Ada pula MUA atau Mail User Agent yang merupakan salah satu komponen dengan fungsi mengirim, menata, serta menerima email. Contoh mail server ini diantaranya seperti Gmail, Outlook, Yahoo, dan lain-lain.
MDA (Mail Delivery Agent)
Sementara, MDA atau Mail Delivery Agent ialah software yang berfungsi menyalurkan email dari server MTA. bahkan, sejumlah MTA juga bisa bekerja sebagai MDA bila sedang menambah suatu pesan baru ke dalam dokumen pesan pengguna lokal. MDA ini juga sering kali disebut sebagai Local Delivery Agent (LDA).
Protokol Mail Server
Berbicara mengenai prosedurnya, mail server terbagi ke dalam dua kategori, yakni protokol surat keluar (SMTP) dan juga surat masuk (POP3 dan IMAP). Adapun penjelasan mengenai protokol mail server adalah sebagai berikut.
1. Simple Mail Transfer Protocol (SMTP)
Simple Mail Transfer Protocol atau SMTP adalah sebuah prosedur standar dalam melakukan distribusi atau pengiriman pesan email. SMTP pada dasarnya bertujuan untuk berkomunikasi dengan berbagai server agar dapat menyalurkan pesan dari lokal email menuju server lainnya. Pada prosedur ini, SMTP berada dibawah kendali MTA yang ada di email server kamu.
2. Internet Message Access (IMAP)
Lalu, ada pula Internet Message Access atau IMAP yang membuat kamu bisa mengakses email kapanpun dan dimanapun, tentunya menggunakan jaringan internet. Ya, jika kamu melihat email melalui IMAP, maka sebetulnya kamu tidak menyimpan ataupun mengunduh pesan tersebut ke dalam PC, melainkan membacanya di suatu server.
Protokol ini sangat cocok untuk kamu yang hobi berjalan-jalan dan cukup sering memakai sejumlah perangkat guna membuka email.
3. Post Office Protocol (POP3)
Metode lainnya dari mail server adalah Post Office Protocol atau POP3. Ini merupakan prosedur yang bertugas menerima sekaligus menyimpan email yang dikirim hingga server tujuan mengambilnya.
POP3 nantinya akan berkomunikasi dengan server email seorang pengguna, kemudian mengunduh seluruh pesan baru yang ada di email lokal. Jika prosedur tersebut sudah tuntas dilakukan, maka pesan-pesannya pun menghilang. Disinilah pentingnya melakukan back-up.
Baca juga: Jangan Salah! Begini Perbedaan CC dan BCC pada Email
Cara Kerja Mail Server
Secara mendasar, cara kerja mail server adalah outgoing (mengirim) dan incoming (menerima) server. Kedua proses tersebut nantinya akan melewati sejumlah tahap, di antaranya:
1. Membuat dan Mengirim Pesan
Setelah kamu menulis pesan dan melakukan pengiriman dengan meng-klik opsi ‘Send’, komponen Mail User Agent (MUA) akan bekerja mentransfer email tersebut. Nantinya, email tujuan akan tersambung dengan server SMTP milik kamu.
2. Email Tujuan Menghubungi Server SMTP
Tahap selanjutnya ialah email tujuan melakukan komunikasi dengan Mail Transport Agen (MTA) melalui SMTP. Lalu, server akan menyerahkan alamat email pengirim dan penerima, lampiran, serta isi pesan.
3. Alamat Email Diproses
Berikutnya, alamat email penerima (terutama domain tujuan) akan diproses oleh komponen Mail Delivery Agent (MDA) melalui SMTP. Bila ternyata domain tersebut memiliki nama yang sama dengan pengirim, maka email langsung dipindah ke server IMAP atau POP3.
4. Server SMTP Pengirim Menghubungi DNS
Kemudian, Mail Transport Agen (MTA) melalui SMTP perlu mengontak Domain Name Server (DNS) supaya server tujuan dapat ditemukan. DNS bertugas menerjemahkan alamat email domain tujuan tersebut menjadi IP address.
Pasalnya, bila hanya menggunakan nama domain (tanpa IP address), server SMTP pengirim tidak akan dapat mendistribusikan email tersebut dengan benar.
5. Email Terhubung dengan Server SMTP
Jika server SMTP pengirim sudah mempunyai alamat IP tujuan, maka email yang diserahkan MTA/MDA bisa terhubung dengan server SMTP penerima. Tentunya, proses ini akan melalui sejumlah prosedur hingga akhirnya dapat sampai ke target.
6. Server SMTP Penerima Melakukan Pemindaian
Tahap terakhir dari proses mail server adalah pemindaian pesan masuk oleh Mail User Agent. Pada tahap satu ini, MUA akan meninjau apakah mengetahui domain dan username tersebut. Jika iya, maka pesan akan langsung dialihkan ke server IMAP atau POP3. Lalu, pesan pun masuk dalam antrian sendmail hingga email penerima memperkenankannya untuk diunduh.
Baca juga: Email Marketing: Pengertian, Jenis, Cara Kerja dan Strategi
Jenis-jenis Mail Server
Mail server juga terbagi ke dalam beberapa jenis. Menurut sistem programnya, jenis-jenis mail server adalah sebagai berikut.
Sendmail
Jika kamu merupakan pengguna sistem operasi Linux, maka jenis mail server satu ini pastinya sudah tidak asing lagi, bukan? Pasalnya, Sendmail telah banyak digunakan lantaran termasuk sebagai mail server standar di Linux. Di samping itu, Sendmail juga terkenal dengan performa serta kemudahaannya.
Postfix
Sementara, postfix adalah jenis mail server hasil pengembangan dari versi Sendmail. Oleh karenanya, tidak heran jika postfix cukup berbeda dibanding sendmail yang hanya bekerja dalam sistem operasi Linux, melainkan juga dapat digunakan pada Mac OS X. Tingkat keamanan hingga performa postfix pun bahkan terkenal jauh lebih bagus dibanding Sendmail.
Qmail
Ada pula Qmail yang dikenal sebagai jenis mail server teraman dibandingkan tipe lainnya. Bagaimana tidak, mail server ini diketahui belum mempunyai kelemahan apapun yang berisiko mengakibatkan gangguan pada sistem keamanannya.
Jangan salah, provider layanan email raksasa semacam Hotmail dan Yahoo bahkan menggunakan Qmail, lho.
Itu dia Sob pembahasan seputar pengertian mail server lengkap hingga komponen, cara kerja, jenis, dan kelebihannya. Dari penjelasan di atas, sudah tahu kan jika mail server adalah salah satu hal penting yang bisa mendukung aktivitas perusahaan.
Dengan menggunakan mail server, kirim pesan email untuk kegiatan bisnismu kini menjadi semakin bebas. Kalau masih bingung, gunakan saja layanan email bisnis dari Jagoan Hosting. Jangan lewatkan penawaran menariknya sekarang juga!
