Manajemen proyek adalah salah satu aspek strategis bagi bisnis maupun perusahaan dalam mengurus sebuah kegiatan besar. Bagaimana tidak, tanpa melalui tahapan manajemen proyek yang tepat, setiap kebutuhan akan sulit di rencanakan dengan baik dan terstruktur.
Oleh karena itu, penting sekali bagi perusahaan memiliki strategi manajemen proyek dan menerapkannya secara optimal. Lantas, bagaimanakah contoh manajemen proyek tersebut? Untuk penjelasan lebih lengkap, simak pembahasannya pada artikel di bawah ini!
Apa itu Manajemen Proyek?
Secara umum, pengertian manajemen proyek adalah suatu metode atau sistem pengelolaan maupun pengorganisasian berbagai aktivitas dari sebuah bisnis selama jangka waktu tertentu. Dalam pelaksanaannya, manajemen proyek akan melalui sejumlah tahapan, seperti initiation, planning, execution, sampai closure.
Proses tersebut pada dasarnya hanya di lakukan ketika suatu perusahaan atau bisnis ingin melaksanakan sebuah proyek atau kegiatan. Adapun fungsi manajemen proyek adalah untuk membuat strategi pekerjaan menjadi lebih cerdas sehingga mampu meningkatkan efisiensi pelaksanaannya.
Fungsi project management juga membantu pekerja dapat memanfaatkan sumber daya seminim mungkin, namun tetap memberikan hasil kinerja secara maksimal, termasuk mengenai kualitas, waktu, serta keselamatannya.
Hal tersebut tentu memerlukan berbagai pengetahuan, keahlian, serta keterampilan yang mumpuni. Penanggung jawab operasional proyek ini dikenal dengan sebutan manajer proyek (project manager). Sosok tersebut umumnya wajib memiliki pengetahuan bisnis, komunikasi, hingga negosiasi.
Tahapan Manajemen Proyek
Seperti penjelasan di atas, manajemen proyek adalah suatu metode yang dalam pelaksanaannya perlu melewati sejumlah tahap. Secara umum, tahapan manajemen proyek adalah sebagai berikut.
Tahap 1: Initiation (Permulaan)
Tahapan manajemen proyek yang pertama ialah inisiasi pelaksanaan proyek. Pada bagian ini, perusahaan biasanya akan mendiskusikan sejumlah aspek, mulai dari tujuan, risiko, ruang lingkup, anggaran, timeline, hingga pemilihan project manager. Lalu, tim perlu mempertimbangkan apakah proyek tersebut layak di laksanakan atau tidak.
Tahap 2: Planning (Perencanaan)
Setelah seluruh aspek telah di pertimbangkan secara matang, kemudian perusahaan perlu membuat perencanaan guna memastikan bahwa proyek dapat terlaksana sesuai tujuan. Ini merupakan salah satu bagian terpenting dalam tahapan manajemen proyek. Pasalnya, seluruh rincian pelaksanaan akan di spesifikasikan berdasarkan kebutuhan klien.
Hal tersebut meliputi anggaran, waktu, sumber daya, kualitas, keselamatan kerja, kesehatan, lingkungan, hingga risiko-risikonya. Bahkan, seluruh administrasi dan juga hal-hal yang bersifat teknis juga di rancang sedemikian rupa agar bisa di laksanakan dengan segera.
Baca juga: Yuk, Lebih Mengenal Apa Itu Lean Project Management!
Tahap 3: Execution (Implementasi)
Bagian paling krusial dari suatu manajemen proyek adalah tahap implementasi. Ya, setelah rancangan proyek di susun serta di setujui oleh manajer dan stakeholder terkait, maka perusahaan sudah bisa mengeksekusi proyek sesuai dengan kesepakatan tersebut.
Mulai dari merekrut tim pengembang, menentukan leader, menghubungi vendor, melakukan perjanjian kontrak bersama supplier, ataupun pihak-pihak eksternal lainnya.
Pada tahap ini, project manager sangat berperan dalam memastikan seluruh kegiatan operasional dapat terealisasi berdasarkan panduan anggaran maupun jadwal yang sebelumnya telah di tentukan.
Tahap 4: Monitoring & Control (Pengawasan)
Melakukan monitoring dan kontrol terhadap pengerjaan proyek juga merupakan hal penting yang tak boleh di lewatkan. Project manager wajib memantau setiap kegiatan operasional secara berkala supaya implementasinya tetap sesuai rencana dan terhindar dari kesalahan.
Selain itu, dengan pengawasan, project manager juga dapat meminimalisir atau bahkan mencegah terjadinya risiko yang berdampak pada hasil akhir dan kesuksesan proyek.
Tahap 5: Closure (Penyelesaian)
Tahap terakhir dari manajemen proyek adalah penutupan. Artinya, setelah tujuan proyek telah terealisasi, maka penggunaan sumber daya pun di hentikan, lalu project manager akan menyelesaikan perjanjian kontrak dengan pihak-pihak luar yang terlibat sebelumnya.
Bukan cuma itu, pada tahap ini, tim perusahaan juga perlu mengarsipkan berbagai dokumen penting dan menyusun laporan untuk kemudian di serahkan pada stakeholder.
Tujuan Manajemen Proyek
Setelah mengetahui pengertian manajemen proyek beserta tahapannya di atas, mungkin kamu bertanya-tanya untuk apa hal tersebut di jalankan. Sob, project management tentu di lakukan lantaran perusahaan ingin mencapai tujuan tertentu yang mampu memberikan dampak positif.
Bila dirincikan, tujuan manajemen proyek adalah sebagai berikut.
Mengoptimalkan Potensi Tim
Tujuan manajemen proyek yang pertama ialah untuk memaksimalkan kualitas dan potensi sumber daya manusia dalam proses pelaksanaannya. Seluruh individu di dorong agar dapat menjalankan tugasnya secara optimal sehingga proyek bisa di realisasikan sebaik mungkin.
Pasalnya, sumber daya manusia berkualitas akan sangat berpengaruh terhadap hasil akhir dan kesuksesan perusahaan. Maka dari itu, project management perlu di lakukan agar tim bisa melaksanakan perannya dengan potensi terbaik.
Mengatasi Risiko
Tujuan lain dari penerapan manajemen proyek adalah membantu pengelolaan risiko yang mungkin terjadi. Ya, dalam pelaksanaannya, suatu project pasti selalu melawati proses trial dan error. Namun, melalui penerapan project management, risiko akan bisa dengan mudah di tangani.
Baca juga: Project Management vs Product Management, Apa Bedanya?
Menyusun Perencanaan dengan Tepat
Tujuan manajemen proyek berikutnya ialah menyusun perencanaan project dengan tepat. Rancangan tersebut merincikan seluruh operasional dari tahap pertama sampai penyelesaian yang mengoptimalkan kualitas serta kapabilitas sumber daya.
Sehingga, klien tidak perlu khawatir karena seluruh rencana pastinya di buat sesuai dengan kebutuhan maupun keinginan.
Menjaga Kualitas & Integrasi
Selain membuat perencanaan yang tepat, manajemen proyek juga bertujuan untuk menjaga kualitas dan juga integrasi dalam pengimplementasiannya. Artinya, hal ini akan mendorong project agar tetap berkesinambungan mencapai goals, entah itu dari sistem, operasional, atau bahkan kinerja tim. Sehingga, efisiensi sumber daya pun meningkat.
Mengatur Anggaran
Tujuan lainnya dari manajemen proyek adalah mengatur anggaran sehingga alokasi dana dapat di lakukan secara transparan dan seminimal mungkin. Dengan begitu, proyek tetap bisa terealisasi dengan baik meski hanya menggunakan biaya yang minim.
Menuntaskan Proyek Tepat waktu
Bukan hanya mengatur anggaran dengan baik, project management juga menjanjikan ketepatan waktu dalam merealisasikan suatu pekerjaan. Hal ini tentu tidak terlepas dari seluruh proses pelaksanaan yang di lakukan secara terstruktur.
Contoh Manajemen Proyek
Terdapat sejumlah contoh manajemen proyek dalam bidang teknologi, antara lain:
Proyek Manajemen Perangkat Lunak
Salah satu contoh manajemen proyek dalam bidang teknologi ialah seperti pengembangan perangkat lunak alias software, misalkan sebuah browser, microsoft office, email, anti virus, dan semacamnya.
Proyek Manajemen Sistem Informasi
Contoh lainnya dari manajemen proyek adalah pengembangan sistem informasi. Biasanya, manajemen ini di lakukan oleh para ahli informatika untuk membangun sebuah layanan informasi, misalkan sistem pembelajaran online berbasis web atau aplikasi.
Proyek Manajemen Database
Segala informasi yang di dapat akan tersimpan dalam database. Sehingga, bisa di bilang bahwa database adalah tempat berkumpulnya data. Proyek manajemen ini berfokus mengelola segala jenis database tersebut agar dapat dimanfaatkan pengguna sebagaimana mestinya.
Itu dia ulasan terkait apa itu manajemen proyek lengkap hingga tujuan, tahapan, contoh-contohnya. Dari penjelasan di atas, dapat di simpulkan bahwa manajemen proyek adalah metode pengelolaan bisnis yang dapat memberikan dampak positif terhadap perusahaan. Semoga bermanfaat!
