Dalam memilih software ERP yang bagus tentunya akan kurang akurat kalau hanya melihat masalah harga. Perlu kamu ingat bahwa yang lebih mahal belum tentu akan lebih bagus.
Banyak hal yang perlu kamu pertimbangkan dengan matang. Untuk lebih jelasnya silakan perhatikan dalam cara memilih software erp yang tepat bagi perusahaan berikut:
1. Tentukan Fitur yang Bisnis Kamu Butuhkan
Tips pertama dalam memilih software ERP adalah menentukan fitur dan fungsi yang dibutuhkan oleh bisnis kamu. Menentukan ini sedini mungkin sangat penting karena akan turut menentukan apakah kamu bisa memilih dengan akurat.
Jika kamu memang mulai bisnis dari nol, maka tinjauan bisnis yang dilakukan harus lebih komprehensif. Tujuannya untuk memperoleh gambaran dengan jelas proses bisnis dan alur kerja mana yang akan diambil alih oleh ERP baru.
2. Cari Tahu Apakah ERP Tersebut Bisa Terintegrasi dengan Perangkat Lunak Lain yang Kamu Gunakan
Dalam memilih software ERP,pastikan yang kamu pilih solusi mudah diintegrasikan dengan aplikasi-aplikasi lain yang kamu punya. Sudah contoh banyak ERP populer yang sudah memiliki integrasi yang bersertifikat dengan aplikasi bisnis umum lainnya. Misalnya seperti :
- toko online
- sistem point-of-sale (POS)
- pasar online
- manajemen vendor,
- manajemen proyek
- ekosistem penyedia dan mitra pihak ketiga.
Integrasi yang sudah siap pakai ini memastikan bahwa proses bisnis inti dapat segera dilaksanakan. Mengintegrasikan aplikasi ke dalam solusi ERP juga dapat menghilangkan kebutuhan untuk memasukkan data secara manual dari satu sistem ke sistem lainnya.
3. Pertimbangkan Kecocokan Fungsional dari Sistem ERP dalam Organisasi Kamu.
Kecocokan fungsional secara umum dalam memilih software ERP dapat didefinisikan sebagai kemampuan sistem untuk menyelesaikan masalah bisnis.
Sangat krusial untuk memastikan bahwa solusi ERP yang dipilih memiliki kecocokan fungsional yang baik untuk organisasi kamu. Dengan demikian kamu perlu memahami bagaimana ERP akan bekerja dengan proses bisnis yang ada.
4. Tinjau Reputasi Vendor ERP yang Potensial
Rasa percaya itu penting dalam menjalankan hubungan bisnis. Ini termasuk saat kamu akan memilih software ERP, tentu kamu harus benar-benar percaya dengan jasa penyedia nya. Oleh karenanya penting sekali memeriksa apakah reputasi vendor sesuai dengan klaimnya.
Ini sama sekali tidak sulit dilakukan tapi akan memakan waktu. Berikut langkah langkah untuk memilih vendor ERP tersebut :
- Mulailah dengan melihat tingkat pengalaman vendor dalam industri kamu. Apakah mereka memiliki pendekatan yang berorientasi pada industri, dengan tim yang memiliki keahlian mendalam di industri.
- Untuk mendapatkan ulasan terbaru, lihatlah situs penilaian perangkat lunak perusahaan seperti G2, Capterra, Gartner Peer Insights, dan Software Advice. Semua situs ulasan ini menawarkan penilaian pelanggan serta komentar dari pelanggan.
5. Membandingkan Vendor
Bila sudah mengumpulkan data-data vendor maka saatnya memulai proses membandingkan vendor untuk memilih software ERP.
Di sini, pastikan untuk selalu memperhatikan kebutuhan kamu dan tujuh pertimbangan kunci yang telah disebutkan sebelumnya; hanya dengan begitu kamu bisa mulai mempersempit daftar vendor yang potensial.
Sebagai pengingat, berikut adalah item checklist kunci yang harus kamu klarifikasi dengan vendor saat menilai kelayakan mereka:
- Apakah fitur dan produk mereka memenuhi kebutuhan teknologi dan dukungan kamu?
- Apakah aplikasi vendor tersebut selaras dengan sistem warisan (legacy systems) kamu? Bagaimana implementasi akan memengaruhi penyimpanan dan migrasi data?
- Apakah vendor tersebut memiliki pengalaman dan pengetahuan di industri kamu? Bisakah mereka menawarkan alat atau keahlian khusus yang disesuaikan dengan sektor kamu?
6. Menggali Demo, Bukti, dan Bukti Konsep
Saat kamu semakin dekat untuk menemukan vendor yang tepat dan telah mendekati beberapa untuk diskusi awal, kamu perlu mencari bukti konsep.
Lihat dalam memilih software ERP, bisakah vendor benar-benar memberikan pengalaman yang kamu inginkan sambil memenuhi kebutuhan dan tujuan bisnis kamu?
Ada beberapa cara bagi vendor untuk menunjukkan kesesuaian mereka untuk bisnis kamu sambil memamerkan aplikasi dan pengetahuan mereka, termasuk:
- Demo produk yang mendetail
- Demonstrasi teknis yang disesuaikan, terkait dengan bagaimana layanan mereka dapat menguntungkan sistem dan alur kerja kamu saat ini
- Pengujian fitur dan aplikasi tertentu, untuk menjamin kelayakan dan kesesuaiannya
7. Pertimbangkan Biaya dan Pengeluaran
Memilih software ERP berdasarkan faktor biaya sangat bervariasi tergantung pada :
- Kebijakan vendor
- Jumlah modul yang dibutuhkan, apakah sistem berbasis cloud atau dijalankan di tempat.
Kalau kamu memang tidak butuh fitur yang terlalu lengkap maka ya tidak perlu memaksakan diri daripada nanti sudah buang banyak uang, fiturnya malah mubazir.
8. Petakan Proses Implementasi.
Kriteria pemilihan erp untuk perusahaan adalah lihat apakah menawarkan rangkaian fitur yang luas yang mencakup banyak bagian dari bisnis kamu. Dengan demikian penting untuk berpikir secara mendalam tentang proses implementasi.
Penawaran dari setiap vendor unik dalam memilih ERP. Beberapa sangat dapat disesuaikan dan akan beradaptasi dengan proses bisnis yang ada. Namun sementara ada juga yang mengharuskan pengguna untuk mengubah cara mereka bekerja agar dapat menggunakan sistem baru.
Menemukan hambatan yang jelas sejak awal akan membantu kamu menghindari kejutan yang tidak menyenangkan di hari pertama dan memastikan sistem baru akan diadopsi di seluruh organisasi secepat mungkin.
9. Tinjau Apa yang Kamu Butuhkan untuk Dukungan Berkelanjutan
Memperkirakan tingkat dukungan pasca-implementasi yang dibutuhkan juga termasuk aspek yang patut dipertimbangkan dalam memilih ERP.
Dukungan tersebut antara lain apakah bisnis memiliki administrator TI internal yang bersertifikat untuk mengelola sistem ERP baru dan apakah bisnis memerlukan banyak penyesuaian.
10. Pemeriksaan dan Pertimbangan Akhir
Sebelum kamu menandatangani kontrak, pastikan keputusan yang tepat sedang diambil. Berikut adalah beberapa pemeriksaan akhir untuk membantu kamu memastikan kapan saatnya untuk membuat keputusan akhir:
- Kesesuaian Departemen – Kumpulkan staf senior dan pemangku kepentingan kunci untuk mendengarkan pandangan mereka tentang teknologi yang diusulkan. Apakah teknologi tersebut sesuai dengan kebutuhan dan apakah semua orang siap untuk melanjutkan implementasi?
- Kontrak dan Ketentuan – Apakah kamu puas dengan ketentuan kontrak yang diusulkan dan apakah mereka sesuai dengan harapan kamu? Tahap negosiasi sangat penting untuk keberhasilan jangka panjang dari kemitraan vendor perangkat lunak ERP kamu.
Dapatkan Server ERP Berkualitas Di Sini
Kamu butuh dukungan server yang bisa diandalkan untuk operasional bisnis kamu? Dengan VPS Server Odoo dari Jagoan Hosting, semua kebutuhan ERP kamu bisa terpenuhi tanpa ribet.
Odoo memungkinkan kamu untuk mengelola bisnis secara menyeluruh dari penjualan, inventaris, hingga keuangan semua dalam satu platform!
VPS kami hadir dengan kecepatan dan keamanan optimal, sehingga bisnis kamu dapat berkembang pesat tanpa terganggu oleh masalah teknis.
FAQ
1. Bagaimana cara menilai dukungan dari penyedia ERP?
Periksa apakah penyedia ERP menawarkan layanan dukungan yang komprehensif, termasuk dukungan teknis 24/7, pelatihan, dan pembaruan rutin. kamu juga bisa memeriksa ulasan dan testimoni dari pengguna lain untuk mendapatkan gambaran tentang kualitas dukungan yang diberikan.
2. Berapa biaya yang biasanya dikeluarkan untuk software ERP?
Biaya software ERP sangat bervariasi tergantung pada faktor seperti jumlah pengguna, modul yang dipilih, dan jenis deployment (cloud atau on-premise). Selain biaya lisensi, pertimbangkan juga biaya implementasi, kustomisasi, pelatihan, dan pemeliharaan.
3. Apakah ada uji coba gratis untuk software ERP?
Banyak penyedia ERP menawarkan uji coba gratis atau demo sehingga kamu bisa mengevaluasi fitur dan fungsionalitas sebelum membuat keputusan. Manfaatkan kesempatan ini untuk memastikan software tersebut sesuai dengan kebutuhan bisnis kamu.
