Project management office atau PMO adalah sebuah divisi atau departemen dalam organisasi yang menentukan dan menjaga standar manajemen proyek dalam organisasi tersebut.
Lebih jelasnya, pengertian PMO menurut PMBOK Guide adalah sebuah struktur dalam manajemen yang melakukan standarisasi proses yang terkait dengan proyek dan melakukan koordinasi dalam penggunaan sumber daya, metodologi, tools, dan teknik.
Tanggung jawab PMO dapat bervariasi, mulai dari fungsi penyediaan bantuan atas manajemen proyek hingga keterlibatan langsung dalam manajemen proyek, baik satu proyek saja atau lebih.
Tipe struktur project management office
Dalam sebuah organisasi, ada berbagai macam tipe struktur PMO yang masing-masing berbeda pada tingkat pengawasan dan kewajibannya terhadap proyek. Berikut penjelasannya!
1. Supportive
PMO pendukung akan berperan sebagai penyedia fungsi konsultatif terhadap proyek, seperti dalam penyediaan templates, best practice, pelatihan, akses terhadap informasi dan lesson learned dari proyek-proyek lain.
Project management office tipe ini bertindak sebagai tempat penyimpanan informasi dengan tingkat pengawasan yang lemah terhadap proyek.
2. Controlling
PMO pengendali memberikan dukungan dan memberi syarat pemenuhan melalui berbagai arti. Pemenuhan dapat mencakup adopsi metodologi dan framework manajemen proyek, penggunaan spesifik template, format, dan alat atau kesesuaian dengan tata laksana. Tipe ini memiliki tingkat pengendalian yang moderate.
3. Directive
PMO pengarah merupakan tipe PMO tertinggi dalam hal pengontrolan proyek. Tipe ini memungkinkan proyek untuk diatur secara langsung.
PMO directive juga dapat menunjuk project manager yang kompeten dalam menyelesaikan suatu proyek. PM yang terpilih tersebut nantinya juga harus melaporkan kembali mengenai proyek ke directive PMO. Hal ini memungkinkan terjadinya konsistensi praktik dalam semua proyek.
Ketiga tipe PMO di atas memang dirancang untuk mendukung kinerja project manager dalam proyek-proyek yang dilakukan di suatu organisasi.
Suatu perusahaan tidak perlu menjalankan ketiga tipe tersebut di dalam PMO secara bersamaan. Biasanya perusahaan memulai penerapan PMO tipe supportive di awal.
Setelah itu, jika proyek yang dijalankan sukses, perusahaan bisa meningkatkan control PMO-nya menjadi controlling bahkan directive. Perlu diketahui jika pemilihan tipe PMO tidak dipengaruhi dari internal PMO sendiri, namun berasal dari kultur SDM itu sendiri.
Manfaat dari adanya project management office
Saat dalam sebuah proyek perusahaan memiliki PMO, ada manfaat yang diperoleh, yaitu:
- Membantu Board of Director menentukan prioritas dari sejumlah pilihan investasi dengan mempertimbangkan biaya, manfaat, risiko, dan waktu.
- Top-down portfolio budgeting untuk meningkatkan keyakinan mengenai kemana dana seharusnya diinvestasikan untuk mencapai tujuan perusahaan, meningkatkan kemampuan bereaksi terhadap perubahan pasar dan memperbaiki posisi dalam persaingan.
- Membantu manajemen dalam mengelola anggaran untuk memudahkan perusahaan menyusun anggaran dan perubahan. Khususnya perubahan skala prioritas investasi.
- Mekanisme persetujuan investasi yang jelas dan transparan, serta memperjelas kepemilikan setiap investasi.
- Kapasitas perencanaan adalah untuk pengalokasian sumber daya yang lebih efisien dan terencana dengan baik serta meningkatkan ‘rating sukses’. Selain itu juga memastikan bahwa investasi sesuai dengan kemampuan perusahaan.
- Sentralisasi data seluruh proyek adalah untuk meningkatkan pemahaman yang sama terhadap seluruh aspek proyek dan proses pengambilan keputusan yang lebih baik dan cepat.
Nah, itulah sedikit pembahasan mengenai tipe struktur dan manfaat dari peran sebuah PMO di suatu perusahaan. Bagaimana menurut kamu, apakah kamu berminat menjadi bagian PMO?
Ngomongin soal peran PMO di suatu perusahaan, pastinya perusahaan kamu memiliki sebuah website, kan? Atau bahkan malah belum?
Jika kamu ingin membuat suatu website untuk perusahaan, kamu bisa banget nih coba paket Cloud Hosting Terbaik dari Jagoan Hosting. Kamu juga bisa pilih paket-paket lain sesuai dengan kebutuhan! Sob, cek penawaran menariknya disini, yuk!
